Eine umfassende Marktübersicht, in deren Ergebnis das beste Preis-/Leistungsverhältnis mit dem bedarfsgerechtesten Konzept, den komfortabelsten Prozessen und der verständlichsten, zuverlässigsten und fachlich versiertesten Beratung steht, ist die Idealvorstellung eines jeden Ausschreibungsverfahrens. Auch bei der Ausschreibung der Gebäudeversicherung sind diese Kriterien meist das Ziel des ausschreibenden Wohnungsunternehmens. Aufgrund der Komplexität bei der Auswertung sollte eine Ausschreibung bereits ab der ersten Idee ergebnisorientiert strukturiert werden.

Motivation der Ausschreibung
Idealerweise wird die Gebäudeversicherung alle drei bis fünf Jahre mit dem aktuellen Marktgeschehen abgeglichen. Dies sollte möglichst unabhängig von etwaigen Werbeansprachen der Vermittler und auch nicht als Reaktion auf verschlechterte Schadenverläufe erfolgen. Eine regelmäßige Marktabfrage gibt Hinweise zu aktuellen Versicherungskonzepten und eine Orientierung zur Preispolitik der Gebäudeversicherer. Nach jahrelangen negativen Schadenverläufen haben die Gebäudeversicherer in den vergangenen Jahren das Beitragsniveau angehoben. Dumpingangebote sind mittlerweile die absolute Ausnahme geworden.

Der ungünstigste Fall für eine Ausschreibung ist die notwendige Reaktion auf eine Kündigung des aktuellen Gebäudeversicherers. Bei einem gut gesteuerten Risikomanagement sollte dies allerdings die absolute Ausnahme sein. Nach Veränderungen der Schadensituation wird der beauftragte Versicherungsmakler die Tendenzen rechtzeitig erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen.

Ausschreibungsunterlagen
Neben den allgemeinen Kennzahlen des Gebäudebestandes (Anzahl Wohn- und Gewerbeeinheiten, Flächenangaben, ggf. Versicherungssummen) sollte der Ausschreibung immer die aktuelle Objektliste beiliegen. Hieraus kann der Anbieter Schlüsse hinsichtlich der Objektgrößen und Risikolagen ziehen. Auch die Nutzungsarten der Gewerbeeinheiten sollten genannt werden, sowie etwaige Hinweise zum Denkmalschutz.

Eine genaue Beschreibung der Erwartungshaltung zum gewünschten Versicherungskonzept (WE-Basis, Flächenmodell oder Versicherungssumme) erleichtert die Vergleichbarkeit der Angebote. Auch die Benennung des genauen Leistungsumfanges und die gewünschten Prozesse zum Schadenmanagement sind in den Ausschreibungsunterlagen genau zu beschreiben.

Die Auskunft der Schadenverläufe ist immer für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren anzugeben.

Auswahl der Anbieter
Die ausreichende Anzahl der Anbieter bewegt sich in der Praxis meist zwischen fünf und acht. Es ist darauf zu achten, dass es sich hierbei um Versicherer handelt, die über eine entsprechende Expertise in der Wohnungswirtschaft verfügen. Nur so kann später gewährleistet werden, dass die Konzepte und Prozesse bedarfsgerecht auf die wohnungswirtschaftliche Branche ausgerichtet sind.

Wertungskriterien
Je detaillierter die Erwartungen an das Produkt und an die Prozesse definiert sind, umso leichter lassen sich bei der Auswertung die Pluspunkte vergeben. Als Wertungskriterien gelten der Versicherungsumfang und das konzeptionelle Vorgehen, bei dem die Vertragsgestaltung und die Prozesse unterschieden werden.

Beim Versicherungsumfang geht es um Deckungseinschlüsse oder Entschädigungsgrenzen. Das konzeptionelle Vorgehen beinhaltet die Bereiche des Meldeverfahrens, der Vertragsgestaltung und Laufzeit, des Schadenmelde- und Abwicklungsprozesses sowie der Rechnungslegung.

Zeitplan und Meilensteine
Vorausgesetzt die Recherche der möglichen Anbieter ist bereits erfolgt und der Versand der Ausschreibungsunterlagen stellt den Start der Ausschreibung dar, ist mit einem Zeitfenster von drei Monaten bis zur Vergabeentscheidung zu rechnen. Dieser Zeitplan beinhaltet in der Regel zwei Verhandlungsrunden.

Idealerweise startet der Prozess der Ausschreibung im ersten Halbjahr. Somit sind etwaige Verhandlungsverzögerungen und die letztendliche Abstimmung zu den Schadenmelde- und Abwicklungsprozessen sowie die rechtzeitige und klare Regelung zur Rechnungslegung berücksichtigt.

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